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Protocolo de Gestión de Reportes


1. Introducción


Objetivo del Protocolo El presente protocolo establece las directrices para la gestión de reportes recibidos a través de la Línea Ética, garantizando la confidencialidad, imparcialidad y eficiencia en la investigación y resolución de estos. La Línea Ética es un canal que permite el reporte anónimo de actos contrarios a las políticas de prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo, financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva, corrupción pública y privada, soborno nacional y transnacional, fraudes y, especialmente, la transgresión del Código de Conducta Empresarial y demás obligaciones legales o estándares adoptados por las compañías que tienen contratado el servicio.


Definiciones y Alcance

  • Actos Incorrectos: Acciones que violen el Código de Conducta Empresarial, políticas internas o la legislación aplicable.

  • Reportes:Comunicaciones de actos incorrectos, quejas o reclamos recibidos de colaboradores, proveedores, clientes y otros grupos de interés.

  • Confidencialidad:Protección de la identidad del reportarte y de la información del reporte.

  • No Retaliación: Protección contra represalias para quienes reportan de buena fe.


2. Recepción de Reportes


Canales de Recepción

 

Teléfono:                           
Línea Única Nacional:         018000 417830
Celular:                               +573105302238

 

Correo Electrónico:             Dirección específica para recibir reportes, (24 horas).

                                            contacto@linea-etica.co 

Formato Forms On Line:     Herramienta de centralización de reportes. (24 horas)
                                            https://forms.office.com/r/Nrdp2nydiz?origin=lprLink

WhatsApp:                          Chat de atención y suministro de información
                                            https://api.whatsapp.com/send?phone=573105302238

Web site:                             Chat de atención y suministro de información
                                            https://www.linea-etica.co 

NOTA:

Las lineas telefónicas y chat operan en los siguientes horarios:

Lunes a Jueves:  8:00 a.m. a 5:00 p.m. 

Viernes:               8:00 a.m. a 4:00 p.m. 

Procedimiento de Recepción:  El operador de la Línea Ética registrará los reportes en el formato de FORMS, asegurando la protección de la identidad del reportarte si así lo solicita. Los reportes se clasificarán según las categorías predefinidas y se incluirán en la plataforma de gestión RISKIRM del INTEGRITY Compliance System de cada empresa afiliada.

Clasificación de Reportes

 

Lavado de Activos
•    Operaciones sospechosas
•    Transacciones inusuales
•    Uso indebido de activos corporativos

Financiación del Terrorismo
•    Transferencias ilícitas
•    Vinculación con organizaciones terroristas
•    Donaciones sospechosas

Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva
•    Transacciones con entidades sancionadas
•    Exportaciones/importaciones ilegales de materiales sensibles
•    Uso de tecnología prohibida

Corrupción Pública y Privada
•    Soborno a funcionarios públicos
•    Corrupción en la adjudicación de contratos
•    Malversación de fondos

Soborno Nacional y Transnacional
•    Pagos de facilitación
•    Regalos o beneficios indebidos
•    Soborno de autoridades extranjeras

Fraudes
•    Fraude financiero
•    Fraude contable
•    Fraude en compras y suministros

Transgresión del Código de Conducta Empresarial
•    Conflictos de interés
•    Violaciones de políticas internas
•    Conducta inapropiada o abusiva

Violación de Obligaciones Legales o Estándares
•    Incumplimiento de normativas laborales
•    Incumplimiento de regulaciones ambientales
•    Violación de derechos humanos

 

3. Registro de Reportes


Creación de un Radicado que Identifique el Reporte en la Plataforma de la Línea Ética


La creación de un radicado es fundamental para la gestión eficiente y trazable de los reportes. A continuación, se describen los pasos clave para el registro de reportes:

 

A. Recepción Inicial del Reporte


Canales de Recepción:

 

Los reportes pueden recibirse a través de teléfono, correo electrónico y plataforma en línea.

 

B. Asignación de un Identificador Único (Radicado)

 

Generación del Radicado: Se asigna un identificador único automáticamente a cada reporte, asegurando su unicidad. El formato puede incluir el año, tipo de reporte y un número secuencial.


C. Registro de Información Básica


Descripción del Reporte: Se documenta una descripción detallada del incidente, incluyendo hechos relevantes, fechas y personas involucradas.

Categorías y Subcategorías: Se clasifica el reporte en una categoría y subcategoría adecuada.

 

Documentación Asociada: Se adjunta cualquier documentación proporcionada por el reportarte.


D. Detalles del Reportarte (Si no es Anónimo)


Información de Contacto: Si el reportarte no es anónimo, se registra su información de contacto.

 

Preferencias de Comunicación: Se documentan las preferencias del reportarte sobre cómo desea ser contactado.

E. Verificación y Validación Inicial

Revisión del Operador: El operador revisa el reporte para asegurar que toda la información relevante está capturada.

 

Validación del Contenido: Se verifica que el reporte cumpla con los criterios y políticas de la empresa.

F. Almacenamiento Seguro del Reporte
 

Plataforma Segura: El reporte y su documentación se almacenan en una plataforma segura e independiente.

 

Acceso Restringido: Solo el personal autorizado tiene acceso a la información.

G. Seguimiento y Trazabilidad

Trazabilidad del Caso: El sistema permite la trazabilidad completa del caso desde su recepción hasta su resolución.

Actualización del Estado: El estado del reporte se actualiza en la plataforma, permitiendo el seguimiento en tiempo real.

4. Investigación de Reportes


Asignación de Casos Los reportes serán asignados a Oficiales de Investigación, considerando posibles conflictos de interés. Se seguirán las directrices de escalamiento para casos que involucren a la alta gerencia.


Plan de Investigación El Oficial de Investigación desarrollará un plan específico para cada caso, que puede incluir:


•    Entrevistas con testigos y personas implicadas.
•    Revisión de documentación y registros electrónicos.
•    Verificación en sitio y auditorías internas.


Principios de Confidencialidad y No Retaliación La identidad del reportarte será protegida y no se tomarán represalias en su contra. Los detalles del caso solo serán compartidos con quienes necesiten conocerlos para avanzar en la investigación.


Involucramiento de Áreas de Apoyo Dependiendo de la naturaleza del reporte, se involucrarán diferentes áreas de apoyo:


•    Legal: Para casos con implicaciones legales.
•    Cumplimiento: Para investigaciones de fraude y verificaciones de control.
•    Recursos Humanos: Para reportes de violaciones laborales.
•    Comunicaciones: Para casos con impactos reputacionales.


5. Gestión de la Información y Pruebas


Legitimidad de la Prueba Las pruebas deben obtenerse de manera legal, respetando la privacidad de las personas involucradas. Se deben considerar los procedimientos disciplinarios o judiciales que puedan surgir.


Adecuada Gestión Documental Toda la documentación y las pruebas recabadas se manejarán con integridad y se custodiarán adecuadamente para evitar su alteración o destrucción.


Monitoreo y Evaluación Continua Se hará un seguimiento continuo de las investigaciones y de la implementación de medidas correctivas, asegurando que las investigaciones se realicen de manera expedita y con diligencia.


5. Cierre de Investigaciones


Informe de Investigación Las conclusiones de las investigaciones se documentarán en un informe formal, el cual incluirá:


•    Descripción del reporte y su clasificación.
•    Actividades realizadas durante la investigación.
•    Evidencia recabada y análisis de la misma.
•    Recomendaciones de acciones correctivas o sanciones.


Categorización de Cierres


•    Información Insuficiente: Reportes sin suficiente información para continuar la investigación.
•    Falsa Denuncia: Investigaciones que determinen la falsedad del reporte.
•    No Evidenciado: Casos en los que no se pudo verificar la veracidad del reporte.
•    Acciones Correctivas: Casos que identifican mejoras necesarias en procesos o controles.
•    Acciones Administrativas o Legales: Infracciones que resultan en sanciones o acciones legales.


Comunicación de Resultados El Oficial de Investigación informará los resultados a las partes implicadas y a los responsables de los procesos. Se garantizará que los resultados sean comunicados de manera confidencial y que se adopten las medidas disciplinarias proporcionales.


6. Monitoreo y Mejora Continua


Cada cliente, nutriéndose de los resultados de las investigaciones reportados por el Oficial de Investigaciones de la Línea Ética, instaurará las acciones de mejora dentro de la compañía siguiendo sus propias políticas. 


Risk Group acompañará a las empresas en todo lo que requieran metodológicamente, asegurando que las acciones correctivas se implementen de manera efectiva y conforme a las mejores prácticas.
 

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