Línea Ética y Sistema de Denuncias: Anonimato, No Represalia y Tercerización como Ejes del Cumplimiento Efectivo según la ISO 37002

Introducción

En la era de la gobernanza corporativa transparente, la existencia de un canal de denuncias ético, seguro y efectivo es un pilar fundamental para los sistemas de cumplimiento normativo. Las organizaciones que ignoran esta necesidad se exponen no solo a sanciones legales y reputacionales, sino también a fallas estructurales en la detección temprana de riesgos éticos, de corrupción y de fraude. Este artículo examina la gestión adecuada de la línea ética a la luz de la norma ISO 37002:2021 y de las disposiciones legales aplicables en Colombia y a nivel internacional, haciendo énfasis en tres aspectos críticos: el anonimato, la no represalia y la tercerización especializada del canal.

1. Fundamentos normativos: ISO 37002 y el marco legal

1.1 La norma ISO 37002:2021 y su enfoque de gestión de denuncias

La norma ISO 37002:2021 establece lineamientos para un sistema de gestión de denuncias basado en principios de confianza, imparcialidad y protección del denunciante. Entre sus objetivos, destaca el crear un entorno organizacional que facilite la comunicación de preocupaciones éticas, irregularidades, violaciones legales o infracciones de políticas internas.

Los ejes principales de esta norma son:

• Confidencialidad y anonimato en la recepción y tratamiento de las denuncias.

• Prohibición de represalias, incluso indirectas o simbólicas.

• Independencia del sistema, idealmente mediante la externalización del canal.

• Trazabilidad y documentación para auditoría y mejora continua.

1.2 Principios legales internacionales: ONU, OCDE y OEA

Diversas convenciones internacionales ratificadas por Colombia refuerzan la obligación de los estados y de las empresas de proteger al denunciante:

• Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (2003): Art. 33 exige proteger a quienes denuncian de buena fe, garantizando su identidad.

• Convención Interamericana contra la Corrupción (OEA): Art. III numeral 8 promueve sistemas de denuncia seguros.

• Directrices de la OCDE para empresas multinacionales: Recomiendan mecanismos independientes, confidenciales y accesibles a empleados y terceros.

1.3 Legislación colombiana

• Ley 2195 de 2022: Obliga a entidades del sector público y privado a implementar sistemas de prevención de la corrupción que incluyan mecanismos para recibir denuncias internas.

• Circular Externa 100-000011 de 2021 (Supersociedades): Dentro del PTEE exige líneas éticas que protejan la identidad del denunciante y su integridad frente a represalias.

2. Anonimato: Pilar fundamental de la protección del denunciante

2.1 ¿Qué es el anonimato efectivo?

El anonimato efectivo implica que ni la identidad del denunciante ni ningún dato técnico asociado (IP, correo, metadatos, horario de acceso, ubicación) pueda revelar su identidad a ningún miembro de la organización, ni siquiera de manera indirecta.

2.2 Riesgos del canal por correo electrónico

El uso de un correo institucional como linea.etica@empresa.com conlleva múltiples riesgos:

• Exposición del IP, sistema operativo y ubicación aproximada del denunciante.

• Posible acceso del área de TI, del Oficial de Cumplimiento o de jefaturas al buzón.

• Vulneración del principio de anonimato al requerir cuenta de correo para interactuar.

• No permite la entrega de documentos o seguimiento seguro sin comprometer al denunciante.

  
  

Conclusión: El correo electrónico es un canal vulnerable, trazable y técnicamente riesgoso. Su uso puede constituir una violación al deber legal y ético de proteger al denunciante, grantizando su anonimato.

2.3 Herramientas técnicas para garantizar anonimato

Las mejores prácticas incluyen:

• Plataformas en la nube con cifrado y sin rastreo de IP.

• Formularios anónimos alojados en entornos externos.

• Buzones físicos controlados por terceros.

• Aplicaciones móviles con canales cifrados de denuncia.

3. Prohibición de represalias: Cláusula crítica del cumplimiento ético

3.1 Formas de represalia

Las represalias pueden ser directas (despido, traslado, reducción salarial) o indirectas (aislamiento, difamación, cambios de rol).

3.2 Normativa aplicable

• ISO 37002 establece protocolos de seguimiento para identificar cualquier forma de retaliación.

• La Ley 2195 exige mecanismos internos para proteger al denunciante.

• Las recomendaciones de la OCDE y ONU incluyen monitoreo posterior a la denuncia.

  
  

3.3 Gestión interna del riesgo de represalias

Se recomienda:

• Políticas claras de “tolerancia cero” frente a retaliaciones.

• Canal de seguimiento del estado emocional y profesional del denunciante.

• Acceso a asesoría legal o psicológica externa si es necesario.

  
  

4. Tercerización: una necesidad para garantizar independencia e idoneidad

4.1 ¿Por qué externalizar la línea ética?

La ISO 37002 sugiere, aunque no impone, la externalización como mejor práctica internacional en casos donde:

• Se necesita independencia funcional y técnica.

• Existen riesgos de conflicto de interés interno.

• Se requiere experiencia especializada en análisis forense, gestión emocional del denunciante o recolección probatoria.

  
  

4.2 Ventajas de la tercerización

Factor	Beneficio al tercerizar
Confidencialidad	Uso de servidores seguros, sistemas con trazabilidad controlada.
Profesionalismo	Interlocutores entrenados en criminología, compliance y derechos humanos.
Independencia funcional	Evita conflictos internos o interferencias jerárquicas.
Confiabilidad	Mejora la percepción interna de justicia organizacional.
Informes técnicos	Mayor calidad en el análisis del contenido de la denuncia.

4.3 Casos de éxito y jurisprudencia

En Colombia, varias empresas del sector real han delegado sus canales en empresas especializadas como Risk Group International S.A.S., lo que ha permitido aumentar el número de denuncias reales, reducir los falsos positivos y mejorar el seguimiento de las alertas.

5. Consecuencias del incumplimiento

5.1 Riesgos legales y reputacionales

• Multas por incumplir la Ley 2195 o fallas en el SAGRILAFT/PTEE.

• Pérdida de certificaciones ISO o bonos ESG.

• Sanciones reputacionales o investigaciones por retaliaciones.

6. Recomendaciones prácticas para la implementación de una línea ética eficaz

1. Adoptar herramientas tecnológicas con protocolos de anonimato completo.

2. Formalizar la tercerización mediante contrato, con cláusulas de confidencialidad y trazabilidad.

3. Capacitar al personal sobre qué es una denuncia y cómo no generar represalias.

4. Auditar periódicamente el canal de denuncias.

5. Incluir el canal como parte de un sistema integrado de cumplimiento (ISO 37301, 37001 y 37002).

Conclusión

La línea ética no es un simple canal de atención; es un componente estructural del sistema de integridad corporativa. Garantizar el anonimato, evitar represalias y delegar su gestión en terceros especializados no solo es una buena práctica: es un deber conforme a las normas ISO, la legislación colombiana y los compromisos internacionales en materia de lucha contra la corrupción y fortalecimiento institucional. Usar un correo electrónico para gestionar denuncias es una práctica anacrónica y peligrosa que puede comprometer a toda la organización.